- 이메일서비스 선택
- 서비스 중단 가능성이 있는 이메일계정은 폐기하고, 새로 만든다..
- 대화형 보기(thread 보기) 기능 지원하는 서비스 이용. gmail이나 outlook.
- 저장용량이 넉넉한 서비스 이용한다.
- 이메일 주소
- 사적용도와 공적용도로 구분한다.
- 로그인 용도로 사용하는 이메일 주소는 따로 만들고, 다른 사람과 공유하지 않는다
- 업무용 이메일은 조직(학교, 회사) 이메일계정을 사용한다.
- 이메일ID는 본인 이름을 그대로 쓰거나 이니셜을 쓴다. 만일 이미 다른 사람이 사용중이라면 이름이나 이니셜에 본인의 전문성이 나타날 단어를 추가한다.
- 전화로 불러줄때 쉽게 받아적을수 있도록 한다.
- 숫자를 이메일ID에 쓰지 않는다.
- 발신자 설정
- 반드시 본인의 이름으로 설정한다.
- 별칭을 이메일 발신자명으로 쓰지 않는다. ‘어둠의 그림자’가 도대체 누군지 어떻게 아나?
- 이메일 꼬리에 서명 만들기
- 필수: 국문 이름, 소속(조직이름, 조직 웹사이트 주소)
- 추가: 영문 이름, 닉네임, 직함, 전화번호, 조직주소, 개인 홈페이지 또는 SNS주소
- 수신자 설정
- 받는사람(답장, 전체답장), 참조, 숨은참조 정확하게 쓰기
- 받는 사람: 이메일 읽고 행동(답장, 요청한 것 수행 등)을 취해야 하는 사람(들)
- 참조(cc): 이메일을 읽고 행동을 요구하지 않지만, 이메일 내용을 알아야 하는 사람(들)
- 수신자가 전체답장을 하면 참조도 수신자 목록에 포함
- 숨은참조(bcc): 참조가 누구인지 나타나지 않는 사람(들)
- 수신자가 전체답장을 하면 숨은참소는 수신자 목록에 미포함
- 제목
- 제목은 하나의 주제로.
- 이메일을 주고 받다가 내용의 주제가 바뀌면 제목도 그에 맞게 바꾼다.
- 용건을 요약. “안녕하세요” “잘 지내시죠” “아무개입니다”는 사적인 이메일 제목. 공적 이메일에서는 본문의 핵심이 제목에 포함돼야 한다.
- 말머리 이용하기
- 예: [미컴설계] 중간과제 문의(이름, 학번)
- 본문
- 인사말
- 간단하게(쓸말 너무 고민하지 말고, “안녕하세요” 정도로).
- 처음 보내는 사람에게는 간략한 자기소개부터.
- 주요 내용
- “수신자가 이메일을 읽고나서 해야 하는 행동이 무엇인가”를 고려해 작성.
- 첨부파일
- 파일 첨부시 본문에 “파일 첨부” 명시.
- 파일명은 일정한 규칙에 따라(작성자, 작성일시, 주요 내용 등)
- 마무리는 강조로
- 본문이 길어질 경우 핵심을 놓칠 수 있다. 마지막으로 이메일을 쓴 목적과 핵심 내용 짧게 요약
- 기한이 필요한 답신이 필요한 경우, 언제까리 답을 달라고 조심스레 요청.
- 발송시점
- 이메일 성격에 따라 받는 사람이 상황을 고려해 예약발송 기능을 이용한다.
- 답신
- 수신자 목록에 여러 사람이 포함돼 있는 답장은 “전체답장”으로 해야 하는지 판단한다.
- 주고 받은 횟수가 많아지면 제목을 새로 설정.
- 즉시 처리가 어려운 경우, “이메일 확인했다”는 내용을 먼저 답신한다.
- 전달
- 전달할때는 전달하는 이유와 맥락을 요약.
- 참조에 새로운 주소를 추가하거나 이메일을 전달할때는 기존의 주고 받은 이메일 내용을 재 검토
- 잘못보낸 이메일
- 실수로 수신자를 잘못 설정한 경우, 즉시 이메일을 보내 사과하고 이메일 삭제를 요청한다.
- 지메일은 보내기 취소 시간 설정할 수 있다. 최대치로 설정한다.
- 무엇보다 최종적으로 보내기 버튼 클릭하기 전에 “잠깐 멈추기”를 습관화한다.
- 이메일 확인
- 이메일은 즉시 답장을 원칙으로 하고, 그렇지 않으면 “읽지 않음” 혹은 “중요” 표시를 해준다.
- 중요
- 논쟁으로 진행될 것 같으면 이메일로 주고받지 않는다.